En el dinámico cruce entre negocios y deporte, los eventos deportivos corporativos —ya sea como patrocinadores, en acciones de team building o en competencias internas— han cobrado un protagonismo estratégico. Pero más allá del espectáculo y la motivación, las compañías enfrentan un desafío silencioso pero crucial: cómo optimizar la logística y el control de gastos en los viajes empresariales relacionados con el deporte. La respuesta cada vez más frecuente es a través de plataformas especializadas en la gestión de viajes corporativos.
Las grandes y medianas empresas han entendido que asistir a un evento como el Super Bowl, una carrera de Fórmula 1, un torneo de golf corporativo o incluso organizar competiciones internas, no solo requiere inversión, sino también una operación eficiente. El transporte, el alojamiento, los viáticos y la rendición de gastos solían ser una pesadilla para los equipos de recursos humanos y finanzas. Hoy, herramientas digitales como Onfly han transformado esa experiencia, al integrar todos esos procesos en una sola plataforma.
Tecnología y eficiencia, el nuevo MVP del área financiera
El auge de las plataformas de gestión de viajes responde a una necesidad concreta: evitar el descontrol presupuestario en los eventos fuera de oficina. Con estas herramientas, las empresas pueden:
- Establecer límites de gasto por empleado o equipo.
- Reservar vuelos y hoteles dentro de una política corporativa predefinida.
- Obtener reportes en tiempo real de los gastos por evento o proyecto.
- Automatizar la aprobación de viajes y rendiciones.
Esto no solo reduce errores y fraudes, sino que además permite tomar decisiones más estratégicas. Por ejemplo, si una empresa patrocina un club deportivo o participa en ferias deportivas, puede medir el ROI no solo en exposición de marca, sino también en cuánto le costó trasladar a sus ejecutivos o clientes clave a esos encuentros.
Más que viajes, una cultura empresarial y networking
Asistir a un evento deportivo no es solo una cuestión de relaciones públicas. Para muchas empresas, se ha convertido en una forma eficaz de construir cultura organizacional. El deporte une, genera sentido de pertenencia y facilita el networking. Pero todo eso puede verse opacado si la experiencia de viaje es caótica, cara o mal gestionada.
En ese contexto, las plataformas de gestión aportan orden y visibilidad. Algunas incluso permiten integrar eventos personalizados, como campeonatos internos, y vincularlos con proveedores logísticos, lo cual simplifica desde el alquiler de autobuses hasta la contratación de seguros médicos para los asistentes.
Cuando ganar también significa ahorrar
Un estudio reciente de la consultora McKinsey reveló que las empresas que adoptan soluciones digitales para la gestión de viajes pueden ahorrar hasta un 20% en costos logísticos y administrativos. Esto aplica también a compañías que no son sponsors oficiales de eventos, pero que envían equipos comerciales, de marketing o directivos a foros deportivos internacionales.
Firmas latinoamericanas que participan en eventos como los Juegos Panamericanos, la Fórmula E o la Copa Libertadores han comenzado a estandarizar procesos usando plataformas especializadas. De esta forma no solo obtienen ahorros, sino mayor control sobre los flujos de aprobación, facturación y seguimiento contable.
Sostenibilidad y datos en tiempo real
El próximo gran paso es la integración de criterios ESG (ambientales, sociales y de gobernanza) en la logística de viajes deportivos. Las empresas comienzan a preguntarse: ¿cómo reducir la huella de carbono de nuestros desplazamientos? ¿Podemos priorizar hoteles sostenibles o medios de transporte con menos impacto?
Además, el uso de datos en tiempo real permite tomar decisiones en caliente: reprogramar vuelos ante cambios en el calendario de un evento, evitar destinos con alertas sanitarias o reasignar presupuestos si un equipo es eliminado de una competencia antes de lo previsto.
En un entorno donde cada dólar cuenta y cada experiencia cuenta más, las plataformas de gestión de viajes corporativos se están convirtiendo en aliadas estratégicas. Porque en los negocios —como en el deporte— también se gana optimizando cada jugada.